「スケジュール」を制するものが、「成約」を制する!

◎実はできていない保険営業マンが多い?

「時間を最大限に効率よく使う」ことは保険営業に限らず、結果を出すビジネスマンには必須のスキルです。「この日は何をやる」と大雑把に予定だけ入れるようなやり方では年間の大きな目標は達成できません。仕事で成果を上げられるかはスケジュール管理が決め手となります。

◎スケジュールの重要性

遅くまで仕事をしたり、顧客訪問のために何度も移動を繰り返したりと、体力を使って頑張れば時間は作れると考えてはいませんか?

上司から言われたことをこなし、顧客から呼ばれたらすぐに飛んでいくなど、目の前の仕事に対応するために頑張ってしまいがちですが、成果を出すためのスケジューリングとは作業を短時間で終えることができるように仕事と時間を組み合わせていくということです。

1時間は60分ですが1時間分の仕事を50分で終わらせてしまえば、一日10時間の労働時間が12時間分に相当します。無駄な作業時間を減らして時間を作り出し、少ない時間で効果的に成果を出すためには自ら考え・行動する能動的な思考が必要です。

ここで言う成果とは契約を1件とったから成果1という意味ではなく、半年、一年といったまとまった期間で達成する成果のことです。スケジューリングは、このまとまった期間にどのような成果を得たいのか具体的な目標を立てることから始まります。

目標を定めるためには、まずやるべきことを「ToDoリスト」に書き出し、①期限が決まっているもの、②自分で期限を変更できるもの、③隙間時間にできるものに分類し、それぞれの重要度ごとに優先順位を決めます。余計な予定は目標に入れないようにします。

そして、その目標を達成するための作業を月間、週間、一日へと分けてスケジュールを組むのです。

保険営業「1か月」のスケジュールのコツ

半年、一年といったまとまった期間の目標を定めたら、その目標を達成するための作業を月単位に分けて月間スケジュールを組んでいきます。

まとまった期間の目標契約金額を月ごとに分け、各月の目標契約件数を設定します。そして、1か月間にやるべきことを「ToDoリスト」に書き出し優先順位を決めます。

一つの作業ごとにかかる時間や日数をイメージし、それぞれに中間日と締め切り日を決めます。日々の細かい時間などは気にせず、会議日程など定例ものと自ら定めた目標を達成するための中間日と締め切り日を決めることがポイントです。

そして、その月のスケジュールだけ眺めるのではなく、もっと長い期間を意識し数か月後までを視野に入れて行動するようにします。3ヵ月後、半年後といった先のスケジュールを眺めることでモチベーションを維持することができるのです。

◎保険営業「1週間」のスケジュールのコツ

月間スケジュールの中間日、締め切り日までの作業を「ToDoリスト」を基に週割りで設定します。
各週ごとに数字の目標や重点テーマを明確に決め、必ず一週間ごとに達成できるような目標をたてます。
成果に直結しやすい重要度が高い業務に集中できるようにするため、別の日にずらせるような重要度の低い業務は重要度が高い業務の周辺に入れないようにします。また、顧客訪問する地区はまとめて回るようにし、移動時間のロスを減らすようにします。

保険営業「1日」のスケジュールのコツ

1週間の目標を達成するためにやるべきことを細かく分け、1日ごとのスケジュールを時間ごとに細かく組みます。

週間スケジュールで決めた締切り日の1日前を締め切り日と定め、スケジュールを前倒しで作業するように努めます。その際、成果に直結する作業時間の比率を高めるようにすることが重要なので、間接的にしか成果を生まない雑務や移動時間はできるだけ少なくし、重要な作業に費やす時間を多くするようにします。

そのためには、どの作業がどのぐらいの時間を要しているのか分析する必要があります。アポ取り時間、電話、メール、顧客訪問、社内会議、資料作成、移動といった作業が一日のどのぐらいの時間を占めているか見直し、労働時間の30%以上を顧客と接触する時間に充てるようにスケジューリングします。週50時間労働ならば15時間が顧客と接触する目安の時間となります。

自分が顧客と接している時間が週に何時間ぐらいあるか把握し、その時間をもっと増やすようにスケジューリングすることがポイントです。
また、1日のスケジュールは時間がタイトすぎないようにし、隙間時間が程よくあるようにするのが良い組み方です。

あなたのスケジューリングを助けるさまざまなツール(手帳編)

手帳には月間タイプ、一週間タイプ、一日タイプがありますが、保険営業マンには一週間タイプの手帳がお勧めです。一週間タイプの手帳の中でも「能率手帳」という左片面に週ごとの日にちがあり、右片面が空白になっているタイプのものが使い勝手が良いです。一日ごとに時間の目盛りがついていれば更に便利です。

この手帳の右側の空白にToDoリストを付箋で貼ったり、重要な用件や目標を貼り付けていきます。用件を記入する付箋は色分けして優先順位がすぐ分かるようにします。手帳に直に書き込むよりも予定が変更した時に貼りかえるだけで済むので便利です。
また、時間の目盛りは一日のスケジュールの詰まり具合がすぐ分かるので隙間時間も有効に使えるようになります。

ToDoリストを書きだすのに便利なToDoリストメモも多くあります。手帳に貼り付けられる付箋になっているものやメモ帳などいろいろなタイプがあるので、気にいったものを手帳に挟んでおくと便利です。

あなたのスケジューリングを助けるさまざまなツール(アプリ編)

一日に自分の作業時間がどのぐらいの時間を費やしているのか知ることは、上手なスケジューリングにつながります。意図せぬところに無駄な時間を費やしていることに気付き、改善することで時間を効率的に使うことができるようになります。

時間管理アプリを使って行動チェックをしてみましょう。

【toggle】  (読み:トグル)
https://toggl.com/
一日の行動時間を数値化、グラフ化して分析できる時間管理ツールです。
日単位、週単位、月間単位で行動時間を計ることができます。
登録作業が必要で英語表記
例えばアポ取り電話の時だけ時間を測るなど一つだけの作業を分析することもできます。

【カウントダウンタイマー】
http://countdown.reportitle.com/
時間を設定してカウントダウンするツールです。
月間目標の中間日と締め切り日を設定しておけば、期限までに作業を終えようとする気持ちが起こり、自然と仕事の効率が上がります。
設定も簡単で繰り返し機能あり
PCのみ使用可
対応OS Win2000 XP VISTA Win7 Win8
※Windows仕様のためMacでは使用できません。

また、スマホなど携帯端末で使用できるスケジュールアプリとして代表的なもの。
【スケジュールストリート】
http://app.elecom.co.jp/schedulest2/
ELECOM社のAndroid用無償アプリ
システム手帳風のカレンダーの画面で、打ち合わせなどの予定を入力することができます。
複数のカレンダーを作成することができるので目的に合わせたスケジュール管理ができます。
ToDoリスト機能もあり、優先順位や期限日などで用件を並べ替えできます。
Googleカレンダーと同期可能
「ササッと営業」という顧客情報管理アプリを追加利用できるので顧客情報の管理もしやすくなっています。

【Nice営業物語Smart3】
http://www.systems.nakashima.co.jp/dutiessolution/niceeigyoumonogatari/smart3/
月間、週間、一日ごとにスケジュール管理でき、商談レポート作成もできます。
iOS対応でiOSカレンダーとGoogleカレンダーと同期可能

【Calendar Pad】
https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.ne.gate.calpad
機能もデザインもシンプルで動作が軽いアプリです。
Googleカレンダーと同期可能

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この記事を書いた人

【コンテンツプロデューサー】



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