中小企業のリモートワーク導入の盲点！
生産性を上げるために管理部門がまずやるべきこと

新型コロナウイルスの感染拡大によって強制的に始まったリモートワーク。

経営サイドにとってみれば生産性の低下が心配されます。スタッフのやる気やモチベーションの面にフォーカスが生きがちですが、各スタッフの個別のテレワーク環境がまちまちである点も見逃してはいけません。それらの状況を把握し、適切なサポートを提供することを管理部門として考えることが重要です。

意外と盲点な各スタッフのテレワーク環境

新型コロナウイルスへの感染拡大防止のために急遽はじまったテレワーク。スタッフの働いている姿が見えないことで、生産性が下がることを危惧する声も聞かれます。生産性を考えるとき、スタッフ自身の時間管理やモチベーションに目がいきがちですが、まずやらなければならないことは、突然テレワークに放り出されたスタッフたちの“仕事環境”を確認することです。

総務や管理部門のスタッフはパソコンに慣れている事が多く、意外と盲点になっているかもしれませんが、自宅にネット、PC環境が整っていないスタッフはかなりの数存在します。

そもそも自宅に快適な業務環境がなければ、本人のやる気やモチベーションなどとは関係なく生産性は落ちてしまいます。それを整備するための費用は会社負担なのか本人負担なのか、緊急的なリモートワーク導入のためにあいまいになっているケースも多く、スタッフ側からは言い出しづらいため、なかなか改善が進まないということも考えられます。

そこで管理部門としてはそれぞれのスタッフ個別のテレワーク環境を確認する必要があります。

「家にWIFIがあります」だから大丈夫ではない

ZOOMでのWebミーティングや画像や動画などのデータをやり取りする場合など、大容量のデータをやり取りする必要がある場合、インターネット回線の速度が生産性に直結します。

しかし、多くの人は自宅のインターネット環境について、つながるかどうか程度の認識しかなく、回線の種類や回線速度まで気にしていることはほとんどありません。

例えば「自宅にWIFIがあります」と言っていたスタッフによく確認すると、モバイルのWIFIルーターがあるだけだったケースや、所謂「置くだけWIFI」と呼ばれるモバイル回線を使ったWIFI環境のため、回線速度が不安定なケースもあります。

このようなモバイル通信を使ったWIFI環境の場合、曜日や時間帯によって著しく回線速度が落ちる事があるため、外部へのセミナーや重要な会議で使用するには不安があります。

中には、ずっと問題なく使えていたのに、社外との重要な会議の途中で月の通信容量をオーバーしてしまい、通信制限が掛かり続行不能になるといったケースも。

モバイルWIFIの特性や契約内容を理解して使う分には便利なシステムですが、失敗の許されない業務環境で使用するのは難しいのが実態です。

ところが、ネットワークの知識がないスタッフほど、よくわからずにこれらのシステムを使っていて、会社でのヒアリングにも適切に答えられないため、問題が把握されづらく、潜在化してしまいがち。

管理部門としてはこのようなネットワークに詳しくないスタッフのインターネット環境について丁寧にヒアリングし、改善をサポートする必要があります。

マルチディスプレイ、マルチPC環境の構築

もう一つ、実際にテレワークの導入をしてみて意外にも大きなポイントだったのが在宅ワークでのマルチディスプレイ環境の構築です。

あるPCメーカーの調査では複数ディスプレイにすることで生産性が40％以上向上するといわれています。

事務所ではすでにマルチディスプレイが当たり前という環境が整備されていることも多いですが、自宅にはPCモニターがないという人が大半。

これまで事務所でマルチディスプレイで業務にあたっていたスタッフがテレワークを行う場合、自宅でもマルチディスプレイ環境を構築しないと単純に40％の生産性を失うことになるのです。

業務で使用するようなディスプレイの価格はおおよそ20,000円弱。費用対効果はかなり高い投資と言えます。

また、動画編集を行うようなスタッフの場合、1台のPCで作業をしていると動画の書き出し時間中に他の業務が行えないというケースもあります。

このようなスタッフにはあらかじめ2台のPCを貸与しておくことでアイドルタイムをなくしてあげることも非常に効果的です。

しかし、テレワークで各自の業務環境がわからないと、管理部門からこのようなサポートを提示することもできません。

把握の難しいプライベート空間で業務を行ってもらう以上、管理部門からの一方的な情報発信だけではなかなか適切なサポートは提供できません。

スタッフそれぞれの環境を丁寧にヒアリングして、個別に最適なソリューションを検討し、会社とスタッフが一体となって環境の改善にあたる、そんなコミュニケーションがテレワーク導入のためには重要になるのです。