定例会議のような、問題の有無を初めて確認するような会議ではなく、あらかじめ問題がわかっていてそれへの対策をする会議では「たたき台」となる対策を作っておくのがおすすめです。
たたき台の重要性とは？
わざわざ書かずとも、事前に問題がわかっているのであれば、その対策もいくつか作ってから会議に臨んでいる、と思われそうですが、実は意外にも、その対策が「議事」に記載されることはあまりないかと思います。そこで「たたき台」として、それらの対策をメモ書き程度でも記載しておくと、スムーズに進みやすく、引き締まった議論になります。
例えば１つの問題を解決する方法が、３パターンほどあるとします。その３つのパターンについて、簡単でありながらも詳しく、箇条書きのように書くのがベストです。この時、その３つの対策は、参加者も十分把握し、共有しているとなお良い議論になります。
もう一つ、それに加えてメリットとデメリットも併記するのも手です。もちろん把握している分だけ、ある程度予想される分だけで良いですが、事前にはっきりとしていることを、できるだけ細かく書いておくことで、無駄な議論に時間を取られることがなくなりますので、スピーディーに議論が進んでいきます。このたたき台は「検討ポイント」とも言い換えることができます。
検討ポイントを明確化すること
検討ポイントとは、文字通りその議論について検討するべきポイント、という意味です。知人に、一人で企画から何から全部できる、やり手のビジネスパーソンがいました。当然頭も良く、コミュニケーション能力にも長けており、なんでもこなせるような人でしたが、彼は頭が良い分、無駄な打ち合わせやだらだらとした会議が何よりも苦痛、と言っていました。
周りはその人のように、頭が良い人ばかりではないため、議論が行き詰まったり、何度も確認する必要が生じることもありますが、彼はそのような会議のたびにイライラして、自分の仕事に影響が出るほどのストレスを感じていました。それを避けるべく、このことを考え、実際の会議に投じたのです。
確かに、有意義でスムーズに進む議論ができている会議は、参加している全員がきちんと問題を共有していたり、どこをどのように議論する必要があるのか、ということをしっかりと分かっていました。彼はそれを踏まえて、ある程度の対策を最初から提示、認識を共有して、会議に臨むようにしたのです。
ただ、たたき台を作るということは、準備にひと手間も二手間もかかるということであり、さらに文字通り、たたかれることもあるものです。しかし、たたかれることで色々なアイデアが出て、形が変わっていくというのがたたき台の役割です。議論がスムーズに進むので、是非ともたたき台を作ってから、会議に臨んでみてください。
