どれだけ良いアイディアが出たとしても、それが会議の中だけでしか発揮されないようでは意味がありません。それらの声を形にすることが次への一歩となるのですが、それらをしっかりとチェックすることもまた、とても大切です。企画をチェックすることによって企画そのものを洗練したものにします。また、組織内に於いても意志を共有できます。
5W1Hです
企画をチェックする際に大切なこと。それはいわゆる「5W1H」です。英語の勉強をしたことがある人であれば、この言葉は身近なものなのではないでしょうか。
WHAT
WHEN
WHERE
WHO
WHY
HOW
英文法上でとても大切な役割を担うものですが、企画書もまた、同様です。これらをチェックすれば、企画の概要そのものが見えてくるのです。
WHAT、「何を」するのか
これは「目的」です。そのため漠然としたものでも構わないでしょう。大雑把でも良いのですが、具体的であればあるほど、企画書だけしか見ない人でも簡単に内容が把握できるのではないでしょうか。会議の参加者であれば、会議によってどのような結論に至ったのか、プロセスの部分まで聞いていますので、細かい思惑まで把握しているでしょう。ですが会議に参加しておらず、後から聞かされる人間は言葉の意味そのものが把握できません。そこでこれです。まずは目的。「その会議でいったい何を目指すことになったのか」が分かります。
WHEN、WHERE、WHO、WHY
これらはWHATの保管的なものです。日本語に訳すのであれば「いつ」「どこで」「誰が」「なぜ」行うのか。これらを記録することによって、先に挙げた目的を達成するための環境やあらましが見えてくるのです。会議に参加していない人間であっても、これらを見ればどのようなことを考えているのか、何となく見えてくるのではないでしょうか。
また、チェックすることによって、会社としての狙いを会議がしっかりと考えているのかのチェックもできます。たまに会議で見られるのが、会議そのものは白熱したものの、結局論旨がずれてしまって何を意図したものなのか分からなくなってしまうものです。会議参加者でさえおぼろげになってしまったものを、会議に出席しておらず、後から資料だけで判断するしかできない人間が分かる訳がありません。
ですが、これらの項目を抑えておけば、何をするのかだけではなく、どのような内容なのかざっくりとしたイメージを抱くことができるのではないでしょうか。
HOW、ここが肝心です
「5W1H」と称されますが、5Wはいわば状況の説明です。一方、「1H」とも言うべきHOWは方法論になりますので、ここをどれだけしっかりとまとめられるのかによって、相手への意思疎通も大きく変わってくるのです。理念そのものは分かったとして、ではそれを具体的に「どうやるのか」こそが大きなテーマなのです。それが分かっていなければ、ただの机上の空論にしかならないのです。
囚われすぎないこともまた、大切
これらをしっかりとまとめることによって、どのようなアイディアなのかをチェックできるのですが、一方でこだわりすぎてしまうと、柔軟な発想を損ねてしまいます。むしろ5W1Hに当てはめようとする気持ちが強くなってしまい、アイディアを生み出すのではなく、5W1Hに当てはめることだけが目的となってしまう可能性があります。
これでは本末転倒です。相手に状況を説明することではなく、「出てきたアイディアを」正しくチェックするための手段が目的になってしまったら、良いアイディア云々ではなくなってしまいますので、話の柱にするのではなく、あくまでも「チェックする時に」活用すると良いでしょう。
