会議において、最大のメリットはこれです。「？」と思うかもしれませんが、統合改善のできる会議は会社にとって有意義なものになります。では「統合改善」とは一体何を意味するのでしょうか？
統合改善とは？
統合改善とは、一つの意見に対していろいろな意見を混ぜ合わせてより良いものに導くことです。中には「会議なんて時間の無駄」だと思っている人もいるでしょう。その理由は、意見を出しても却下されてそのまま終わってしまうからです。結局ポジショントークだったり、あるいは何も意見が出ないので無駄になってしまったり。このような会議になってしまう理由はいくつかあるのですが、出てきた意見に対して「それは無理」「意味がない」といったように、NOを突き付けてしまうことです。
これでは何時間か意義を行っても無意味です。出てきたところで否定的意見に潰されて終わるだけです。無意味なだけではなく、会社で働く人々のモチベーションを低下させることにもつながります。
統合とは、出てきた意見はYESかNOかで判断するのではなく「もっとこうすれば良いのではないか」「そこをさっきの意見と上手く混ぜてみたら良いのでは？」といったように、他の意見とミックスしたり、他の提案を上手く混ぜたりすることで、より良いアイディアにしようというものです。会議のアイディアは「誰か一人が発信したものでなければならない」ルールはないはずです。会議の中で良いアイディアを生み出すことが大切であって、「会議をする」ことが目的ではないはずです。
どのような意見に対しても安易にNOを突き付けるのではなく、「こうすればもっと良くなるのではないか」「さっきの意見と足せばよいのではないか」といったように、他の意見を「統合」し「改善」するのです。
他の人の意見に対して…
ビジネスシーンでは、しばし他人の意見に対してあれこれ言うのは失礼なのではないかと言う風潮があります。特に相手が自分よりも立場が上だと、気分を損ねたらどうしようとか、人間関係に発展したらどうしようといった不安を抱く人もいるかもしれません。ですがブレーン・ストーミングではむしろ意見を付け加えないことこそ失礼に当たるのです。ここでは活発な意見を求められているのです。意見に対してYESかNOかだけじゃなく、意見を足したり混ぜたり。「より良いアイディア」を目指すのであれば、それは何ら失礼な話ではないはずです。
活発な会議にするために
このような活発な会議にするためには、一人だけで頑張っても意味はありません。会議の中でも立場や責任感のある人間が率先して「意見を言い合える雰囲気」を作り出すことが大切です。例えば否定的な意見が出たら、責任者同士で仲が良いとか、部署が同じといった立場に関わらずに注意をする。それにより、まだまだ立場が低い社員たちに「意見を言っても良いのかも」という雰囲気が形成されていくのです。「会議なんて無駄」だと考えている人の多くは、会議そのものが無駄だと感じているのではなく「人の意見に耳を貸さない会議は無駄」「どうせ却下されるだけの会議ならやらなくても同じ」といったように、会議の中身に対して憤りを覚えているものなのです。
普段はただ出席しているだけで、意見を言うこともないような時間であっても、中身さえ変われば斬新な意見が飛び出してくるかもしれないのです。このような環境を作るためには、下の人間の努力ではなく、上の人間の努力が求められますので、「これまでの会議とは違うんだぞ」ということを、雰囲気だけではなく、身をもって示すことが大切です。それにより、会議の雰囲気が変われば意見も多々出てくるでしょう。
