組織を成り立たせるためにはどのようなルールに則ってそれを構築する必要があるのか、営業マネジャーであれば、これについては知っておく必要があるでしょう。特に、営業マンなどに職務を遂行させるときには、組織としての基本的な原則・ルールのもとにそれを実現させなければいけません。もしその原則やルールを無視してしまえば、組織はまとまりを欠いてしまい、効率的な仕事ができなくなってしまいます。当然、利益を上げることもできなくなるでしょう。
組織をまとめ、それが効率よく営業活動を行なっていくために押さえておきたい5つのルール、これを紹介していきます。実際に職務を遂行する、あるいは遂行させるときには、これらのルールを意識しながら物事を進めていかなければいけません。
管理範囲の限界と調整について
組織には必ず管理者がいます。営業部門の場合、営業マネジャーがそれを担うことになり、また、組織の規模によってはさらに別の管理者を置くこともあるでしょう。この管理者が目を向けられる人の数には限界があることを知っておかなければいけません。それを越えれば管理不能となり、組織としてまとまりを欠くことになるのです。
これを「統制範囲の原則」と言い、スパン・オブ・コントロールのルールという表現をされることもあります。通常、トップ組織では1人につき5名前後、現場レベルでは20名前後がその限界範囲と言われ、人数が少ないほど管理クオリティが上がります。これを理解した上で管理効率が下がらないような配置を考え、調整していかなければいけません。
職務と同時に権限を譲渡すること
営業マネジャーなど上の立場の人間が現場の営業マンなどに職務を任せる場合、それに伴い権限も渡さなければなりません。これが「権限委譲の原則」と呼ばれるものです。職務の委任と権限の委譲を受けた営業マンは、その職務を遂行しなければならず、その責任も持つことになります。営業マネジャーなど上の人間は監督義務を持つこととなり、決して責任から免れるというわけではありません。
上司が下の人間に職務を任せる際、ある程度決まった形の同じような作業の連続となる仕事を任せ、上司はそれとは異なる職務遂行の手法や手順などを考えながら行わなければそれが成り立たない業務を行う、いわゆる「例外の原則」を選択するケースがあります。部下に任せる業務を限定し、上司は例外的な業務を行う点に特徴があります。部下は決まった形で同じような作業の連続を繰り返せばいいので、職務を効率化できるという利点がありますが、作業が単純過ぎれば自主的に考える能力が養われず、機械的な業務遂行能力しか獲得できないという弊害も考えられるでしょう。
どれだけの職務と権限を委譲するのか、このバランスが非常に重要になってくるのです。
責任と権限と義務の等価ルール
マネジャーなど上の立場の人間が現場の人間へと権限を委譲するなどの話に上では触れていますが、この権限と、それを受け取り職務を遂行していく責任、さらには、任された職務を遂行する義務、この権限と責任と義務の3つは等しくなければならないという「三面等価の原則」と呼ばれるルールがあります。
また、責任に関しては職務を任せた上の立場の人間も当然負うこととなり、これも他の2つと等しくなければいけません。仕事を下の者に任せたからといって責任から逃れることができないのはすでに説明した通りです。この3つのバランスが崩れれば、現場の人間は動きづらくなり、もし問題が発生した場合に責任の所在が不明瞭となってしまうため、組織として成り立たなくなってしまいます。
指示や命令を下す人物を一元化
営業マネジャーがいるのであれば、指示や命令を現場の人間に伝えるのは、この1人に限らなければいけません。これが、「指揮命令系統の一元化の原則」です。もし指示や命令を下す人物が複数いれば現場は混乱し、職務の統一性が図られなくなってしまうでしょう。
ただ、これを突き詰めれば、営業マネジャーに権限が集中しすぎる恐れがあり、それがワンマン運営や大きなトラブルなどにつながる恐れも否定はできないため、指揮命令系統を明確にしつつ、しかし、組織の枠を飛び越えて指示や命令が伝えられるようなシステムの構築も考えておく必要があります。
職務を専門性や類似点ごとに分類し割り当てる
組織に属する人たちがどのような職務を遂行していくのか、これを考えたとき、それを遂行していく人たちの経験やスキル、知識等を考慮し、それらに沿った内容の職務を割り当てることが重要になってきます。複数の職務が用意されている場合にも、全く質の異なる職務を同じ人物に任せるのではなく、似たような性質を持つ職務を同じ人物にまかせようという考え方が、「専門化の原則」と呼ばれるものです。
これにより、その職務を任された人は、知識やスキルの習得スピードが早まり、専門性を磨くことにつながります。それは効率を上げることにつながるわけですから、延いてはその部門の業績を効果的にアップさせることにもなるでしょう。特に限りなく近い質の職務を同じ人に任せる場合、「同質的職務割当の原則」と呼ばれ、よりこの効果を高めることができます。
こうした原則やルールを基本とし組織を構築していくことで、より組織としてまとまり、目標の達成や企業の業績アップにも貢献することができるようになるでしょう。
