営業活動の大半を占めるのが、顧客との商談です。アプローチの時点で商談がスタートしていると考えれば、契約までの間、ずっとその商談を続け、その出来いかんによって契約に結びつくかどうかが決まると言っても過言ではありません。営業組織として、この商談の管理がどれだけ緻密にできるかも、とても重要なポイントとなってくるでしょう。そして、この商談管理はデータベースによって構築する必要があることも認識しておきたいところです。
データベース化する意味、営業マネジャーとして重要視するべきポイント、商談管理を行う上で盲点となりうる要素などをまとめてみたいと思います。
営業管理はなぜデータベース化させるのか
営業活動は、それを記録しようと思えば、情報量は膨大なものとなります。顧客管理などを除き商談のみの記録や情報に絞ってみても、その量はとてつもないものとなるでしょう。
もし電子データとしてこれらを記録しておかなければ、商談内容を整理したりまとめておくことすら難しく、また、必要な時に必要な事項について検索したり関連付けたりすることも困難となってしまいます。だからこそ、コンピュータソフトなどによるデータベース化が推奨されるのです。
そもそも、商談管理ができてない、あるいは中途半端なものであれば営業活動の効率化を図ることができず、契約に失敗するリスクが高まってしまいます。契約に至ったとしても、それに至るまでかなりの時間やコストを費やすことになってしまうはず。商談管理はそれを避けるために必須の作業ですが、データベース化されていることにより、効率化はもとより、契約に失敗するリスクも下げ、時間やお金などのコストもできるだけ節約することに繋がるのです。
また、データベース化しておくことで、チーム内でその情報を共有することも可能です。個々の営業マンの働きも重要ですが、それをチーム内で共有することで組織全体の実績や業績にも良い影響を与えることになりますから、そういう意味でもデータベース化には大きな意味が出てくるはずです。
SFAと呼ばれるシステムやエクセルなどのソフトでも構いませんが、いずれにしても商談管理を徹底して行い、営業活動へと活かすことを考えるべきでしょう。
営業マネジャーが行うべき管理とチェック
商談管理をしただけでは意味がありません。営業マネジャーがリーダーシップを取りながら、それを上手に活用することが何よりも重要です。同じ情報を得たとしても、また、その情報を同じシステムでまとめ上げたとしても、それを扱う営業マネジャーが変われば営業活動の管理や商談の管理の内容も変わり、業績や営業マンのモチベーションも変わってくると思っておく必要があります。
営業マネジャーが、まず行うべきは、それぞれの営業マンの活動を把握することです。データベース化された情報を活用しながら、担当者や商品、営業活動範囲や商談内容、進捗状況などを把握し、それを元に成約率や売り上げ、利益などを予測しつつ、最も効率のいい営業活動となるように、また、売り上げや利益が最大化するようコントロールしていきます。必要であれば、営業マンの活動の問題点などを指摘し、適宜修正していかなければいけません。
そのスピードを早めることができるのも、商談管理をデータベース化するからこそ。ソフトを活用すれば重要視すべき項目や要素を抽出しながら、時に順番に並べ替えたりすることでポイントを把握しやすくなり、その上でそうした内容を営業マンと確認しつつ修正等を指示していきます。
個々の営業マンの訪問件数目標や達成率、成約件数や売上高を、営業組織全体としては、商談の段階ごとの状況、部門ごとの売り上げ、商品やエリア別の売り上げなどを確認しながら、対策が必要であればそれを検討し、組織全体で共有しなければいけません。特に重点事項と位置付けている項目や要素は常にチェックし続け、新たに何らかの営業活動が必要であると判断すれば、営業マネジャーが担当者に対してそれを実践するよう指示を与える必要があります。
スケジュールに関してもチェックを怠らず、もしスケジュール通りに商談等が進められないようであれば、優先順位を見極め、それも個々の営業担当者へと伝えるようにしましょう。
もし計画通りにいかず遅れているなら、その対策やさらなる効率化のための動きなどを指導すると共に、サポートをしながら目標の達成を促していきます。その他、営業マン同士に差が出ていたり進捗状況に問題が出ていれば調整などを行い、目標のクリアへと尽力しましょう。
営業マネジャーは、データベース化された情報を元に、あらゆることに気を遣いながら組織を束ねていかなければいけません。商談の管理の仕方次第で営業マネジャーの能力が発揮できるかどうかも変わってきますから、まずは扱いやすいデータベースの構築も意識しつつ、しっかりと管理ができる状態を作り上げていくことが求められます。
営業担当者との会話も管理には必要不可欠
商談管理を含めた営業管理は、データとしてまとめただけでは不十分。商談の内容は数字で表せるものばかりではなく、感覚的なものも非常に重要になってくるからです。
営業担当者が顧客と接してどう感じたのか、これを数字で表すことはなかなかできません。反応が良かったのか悪かったのか、契約に至りそうなのかどうなのか、あるいは顧客の窓口となっている人物の人間性なども、数字で評価することは通常できないでしょう。そうした点に関しては、営業マネジャーがそれぞれの営業担当者とコミュニケーションを通じて把握していかなければいけないのです。
もちろんそうしたものも電子データとしてまとめることは可能であるものの、商談も結局は人同士が行うものですから、それへの対策や戦略も人の感覚や経験などを活かしながら作り上げていく必要が出てくるでしょう。営業マネジャーはこうした細かな情報なども収集・分析し、的確なアドバイスを与えることが求められます。それによって商談管理を含む営業管理が、より完璧なものに近づくと認識しておかなければいけません。
