営業担当者が顧客と接触すれば、そこには必ず記録しておかなければならないことが多々生まれてきます。アプローチした際の顧客の印象や反応、プレゼンテーションを展開した時の反応、相手からの質問や疑問、契約できそうかどうか、話の進み具合、次のアポイントメントが取れたのかどうか、とにかくさまざまな情報が生まれることでしょう。
それらを記録しておくことが、営業担当者には求められます。面談や商談の過程、および進捗状況をどの程度管理できているのか、これが営業活動そのものへ強く影響しますし、管理できていない営業担当者や営業組織は、いつまで経っても安定した業績を上げることはできません。では、営業活動の一切をどのように管理していけばいいのでしょうか。それについて考えていきましょう。
顧客との接触状況や商談の進み具合はデータで管理を
営業ノウハウというのものは、いくつもの営業活動によって生み出されるものです。それは企業によっても異なりますし、商品やサービスによっても異なってくるでしょう。個々の営業マンがそれぞれそうしたノウハウを持っていることもあるはずです。いずれにしても、さまざまな営業活動を行なった上で、その内容を徹底して管理しなければ、そうしたノウハウを獲得することができません。
今の世の中の状況や情報量の多さなどを考えると、コンピュータを活用しての商談プロセスの管理が欠かせないのではないでしょうか。ペーパーなどで管理するのは難しく、それは顧客管理などにも言えることですが、営業活動、特に商談の過程や内容についても、もはやデータベース化するしか道はないでしょう。
実績は、そのプロセスに大きく左右されます。どのような営業活動を行い、どのような商談を行ったのか、それによってどのような結果が導かれたのかなどを関連付けることで営業ノウハウが蓄積していくのです。このような関連付けも、電子データを活用しなければ難しく、逆にデータベース化してしまえば、こうしたことがすぐに検索できたりリンクできるため、営業活動の効率も大幅に上げることができるのではないでしょうか。
どのような過程を踏んだ商談が成約へと繋がったのか、現在アタック中の顧客やその進捗状況、営業担当者別の面談フローなども、データベース化するからこそ簡単にチェックすることが可能となります。
商談の過程のデータベース化で必要になる項目とは
営業活動のデータベース化は、さまざまなソフトを活用することでまとめ上げることができるでしょう。大事なのは、商談や接触の過程、そして状況をしっかりと管理できること。どのような項目や要素によって管理するのかは企業や営業組織、商品によっても変わってくるため、使いやすいものを選択するか、自社で作成したものを活用するようにしてください。
アプローチから契約、その後のフォローまでには段階があります。それぞれの段階にどのような要素があるのかを分解して明らかにしていけば、商談の進捗状況などの管理ツールに必要な項目や要素が見えてくるのではないでしょうか。
例えば、最初に行うアプローチの準備の段階では、「アタック顧客のリストアップ」や、その顧客に対して行うプレゼンテーションに活用可能な「ツールの準備や作成」、そして、「アポイントメント獲得」などの要素が必要となってくるでしょう。最低でもこれらの項目に分け、それぞれで進捗状況がどうなっているのかを管理できるようなシステムを導入、あるいは構築する必要があるのです。
次に、実際にアプローチする段階になると、相手企業に関する「事前リサーチ」、アポイントメント獲得作業によってどうなったかという「アポイントメントの成否」、直接接触した時の「最初の自社のアピール」、その接触から獲得できる「相手企業の情報」、そうした情報から得られる「相手企業のニーズ」、そして、実際に契約する権限を持っている「キーパーソン情報」などが重要項目となります。
アプローチに成功しプレゼンテーションする段階になると、「資料提供」、「商品やサービスの紹介」、「商品やサービスの説明とアピール」、「企画の提案」、「問題や疑問、ハードルの解消・解決」、そうした過程を経た上での「最適なプランの提案」、企画やプランに納得してもらった上での「見積書の提出」、最後に「最終的な見積書の提出」などの項目などを管理し、それぞれ、どのような過程を経て見積もり提出まで到達したのかがわかるようにまとめておかなければいけません。
実際に契約に至りそうだ、そんな状況になった時には今後のことも見据え、さらなる信頼関係を築く作業に入る必要があります。この段階では、相手企業との「関係性の構築」に始まり、「キーパーソンとの接触」、必要に応じて「経過プランの提案」、最終的に「契約の意思確認」へと繋がっていきます。
ここまでくればほぼ契約してくれるのは間違いありません。ただ、ここで気を抜けないのが営業活動であり商談というもの。クロージングの作業では、「発注の催促」をし、「具体的な契約条件をチェック」します。そして「納品の条件をチェック」しましょう。これにもしっかりと段階があり、管理しておく必要があります。最終的な段階ではありますが気を抜かないようデータベース化し、営業ノウハウへと活かせるようにしておかなければいけません。
契約を結び取引をスタートさせることができたら、今度はフォローの作業に入りましょう。これも顧客として長く付き合うためには必須の作業となります。「お礼メンテナンス」を実行した上で、「さらなる契約の確認」を行い、さらには他の顧客を紹介してもらうなど「横への展開」も、このフォローの段階では必要不可欠。契約して終わりではなく、その後も営業活動は続いていきますから、しっかりと管理を行い、さらなる業績アップを目指していかなければいけません。
