企業として、あるいはどこか特定の部門・部署で問題が発生した場合、その問題に集中的に取り組み解決を図ることが求められます。いくつかの解決方法が考えられますが、ここではその中の一つ、「プロジェクトチーム制度」を紹介します。
文字通り、プロジェクトチームを発足させ、そのチームが問題の解決に取り組むわけですが、この形は一様ではありません。企業の規模、企業内の組織、従業員の能力等によってその形は変化し、何よりもどのような問題に直面しているのか、これによってもプロジェクトチームの形は変わってくるでしょう。
プロジェクトチーム制度というものがどういったものなのか、その基本的なことを説明していきます。それを土台として、企業ごと、組織ごと、そしてクリアしなければならない問題や課題ごとにそれぞれ具体的なプロジェクトチームを構成していきましょう。
問題解決のために活用される「プロジェクトチーム制度」とは
プロジェクトチーム制度とは、問題を解決するために特別なチームを編成する制度のことを言います。同じ企業であっても、取り組まなければならない課題が変われば、そのチームのメンバーや活動期間は変わってくるでしょう。
問題が解決するか、あるいはこれ以上やっても意義がないと判断された時点で、そのプロジェクトチームは解散することになります。企業などに常に存在させておかなければならないものではなく、あくまでもあるプロジェクトに対して取り組むための集団であることが大きな特徴となります。
似たようなものにタスクフォース制度と呼ばれるものがありますが、これとの違いは、タスクフォースが比較的短期間で問題解決を試みることを念頭に置いて組織される一方で、プロジェクトチームは中長期間に渡って問題や課題をクリアするケースが多くなっている点にあります。
プロジェクトチームのメンバーは、ある分野に特化したプロフェッショナルであると同時に、ある程度の経験も持ち合わせていることが理想です。また、協調性もなければいけません。多部署からメンバーが選出される場合、部署との調整や他部署とのコミュニケーションも必要になってくるためです。
抜擢されたメンバーはプロジェクトチームに専念するケースもありますし、元々の部門などで仕事をしつつプロジェクトチームにも協力するというケースもあります。両者が混在しながらチームが発足するケースももちろんあるでしょう。そのチームのリーダーともなれば、管理能力はもちろん、人間性にも優れ、また、非常に多くの知識を持ち合わせていることも求められます。
目標のクリアが実現しやすい点がメリット
プロジェクトチームは、その存在意義が非常に明確です。何に向かって走り出すのか、どのような目標をクリアしなければならないのか、これが最初からわかりきっているため、その目標のクリアが実現しやすいと言えるでしょう。これが何よりのメリット。企業としてどのような方向に進もうとしているのかわからない状態になっていたとしても、プロジェクトチームが編成される時には目的が明確化されていますから、方向性という意味でもしっかりと定まっていると言えるでしょう。
また、その目標のクリアに向かい、メンバーが集中的に取り組むことも可能になります。上で触れたように、元々の部署の仕事を担いながらプロジェクトチームに参加する人もいるかもしれませんが、チーム自体は目標達成や課題クリアのために組織されるわけですから、通常時に所属している部署での業務と比べると、その推進力は非常に大きなものとなるはずです。
プロジェクトチームは、普段では一緒に仕事をしない人とチームを組むことが多くなるため、部署間の情報交換も活発化し、企業全体としてのまとまりが持てるというメリットも生み出します。必ずしもそうなるとは限りませんが、風通しが良くなることは十分に考えられますし、同じ目標や課題に向かってプロジェクトを進めていく過程で一体感が出てくることは珍しくないでしょう。
プロジェクトチームが解散したあと、メンバーが各部署や各部門に戻った時、そのメンバーがチームで得た情報や知識、考えや価値観などを部署内の他の人たちと共有することができれば、より企業としてのまとまりは強固なものとなるはずです。
プロジェクトチーム制度のデメリットは何か
全てのプロジェクトチームがそうなるとは限りませんが、ある一定期間、そのプロジェクトを遂行させるために組織されるチームであることが原因となり、優秀なメンバーが集結しにくいという課題をこの制度は持っています。
プロジェクトチームに専念することになれば、これまで行っていた業務に時間や労力を割くことができなくなることが、その大きな理由です。部署や部門での業務に携わりながらプロジェクトチームに参加する人にとっても、どちらかが疎かになる、あるいは集中できなくなることが懸念されるため、やはりこうしたチームに参加することや参加させることに難色を示す人は出てくるでしょう。
これに関連し、もしプロジェクトチームに専念することになれば、そのメンバーが抜けた穴を各部署や各部門がどうやって穴埋めをしていくのか、ここもこの制度の課題となります。
しかもプロジェクトチームのメンバーに選任されるのは優秀な人物ですから、その穴は決して小さくはありません。この課題をクリアしないと通常の業務に支障が出てきてしまうので、十分に考慮しながらチームを編成していくことが求められます。
また、プロジェクトチームによる問題解決や目標クリアまでの期間が長期に及んだ場合、そのプロジェクトチームが解散後、メンバーをどのように扱うのか、ここも課題の一つとなってくるでしょう。元のポジションにそのまま配置するという選択もありますが、プロジェクトが成功すれば別の役職や業務を与えるということも考えられるはず。そのあたりの調整も、この制度を活用する上では丁寧に考えるべきポイントとなってきそうです。
こうしたデメリットや注意点もありますが、プロジェクトチーム制度自体は、問題や課題、目標をクリアするためには非常に有効に働くでしょう。デメリットや注意点を事前に把握し、それをできるだけ最小限に抑える形でチームを発足させることができれば、誰にとっても有意義な制度となるのではないでしょうか。
