何も考えずに行動を起こし成功する人もたまにいますが、一般的な仕事ではなかなかそうはいきません。特に企業に属して働いている人は、スケジュール管理が仕事の効率を左右することになります。
スケジュールを適当に考える人は仕事も適当にしかこなせませんし、スケジュール管理が上手な人は仕事でも結果を残しやすくなるでしょう。また、後者に該当する人は、前者と比べても多くの仕事をこなすことが可能となります。
より多くの仕事を効率よくこなすためのスケジュール作成法、そして管理法を紹介するので、是非、取り入れてみてください。
1週間を細分化し仕事や行動を管理する
多くの仕事をスケジュールとしてまとめるには、1週間を細分化し、それぞれの「コマ」に必要な業務や作業を当てはめていく、この方法がとても役に立ちます。
学校などでは1つの授業や時間単位を「コマ」などと呼んだりしますが、これと同様に、時間割のように1週間をいくつかのコマに細分化していき、それぞれに仕事や行動を当てはめていくのです。
おすすめは、1週間のうち5日間働く場合には、そのうちの4日間を16のコマに分ける形。つまり、1日8時間働くとしたら、それを2時間ごとに4つのコマに分け、それが4日間で計16コマということになります。
その16のコマを、仕事上の重要な業務に充てましょう。しなければならない業務や行動の中でもコアな作業、これをこの16のコマでこなすようにします。
仕事をする5日のうちの残りの1日、つまり4コマは予備としてとっておきましょう。ここには最初から重要な仕事や行動は入れず、例えば16コマで行う重要な業務やコアな行動を行うための準備などに充てます。書類の整理などに充ててもOKです。
また、どうしても16コマに入りきらなかった場合に、この予備の4コマを使用し、1週間で必要な仕事やすべき行動をこなしていくようにします。
次週のスケジュールは今週中に埋めること
上記のように1週間を2時間単位のコマで細分化し、そこに仕事やすべき行動を当てはめていくと、予定の入らないコマが出てくるのではないでしょうか。今仕事がうまくいっている自覚がない人は、きっと上手に埋められないはずです。毎日忙しいと感じていても、1週間を分割しそれを仕事で埋めようとすると、案外埋められないものです。
つまり、仕事がうまくいっていないのに忙しいと感じるということは、上手にスケジュール管理ができていない証拠ということになります。
今週のうちに、次週のコマを全て埋めるようにしてください。何をすべきかを考え1つずつマスを埋めていき、計16コマを埋めていきましょう。もちろん、予備の4コマも埋められるようであれば埋めていってください。
仕事をしていれば埋められないわけがありません。いつも上司や先輩の言う通りに動くだけしかしていない人は難しいかもしれませんが、そういう人こそ全てのコマを埋める価値が出てきます。自身でやるべきことを決めるのです。
繰り返しますが、重要な業務や作業やすべき行動で埋めることを忘れずに。もちろん、具体性を持った仕事や行動で埋めること。漠然とした予定や不確かな予定で埋めても意味はありません。
例えば、営業マンとして働いているのであれば、1つのコマを「営業活動」や「外回り」という言葉で埋めるのではなく、「○×株式会社へ訪問」などと、アポを取った上で埋めていきます。
1週間前に次の週のコマを全て埋めるのは本当に大変な作業ですが、これを毎週行うことで、無駄のないスケジュール管理ができるようになるでしょう。
埋めた予定全てで「目標」を明確にする
分割したコマを具体的な予定で埋めなければならないと説明しましたが、それぞれのコマで目標をはっきりとさせておくことも忘れないようにしましょう。
営業マンの例えで言えば、「営業先に行く」だけではなく、「契約をもらう」など、具体的な目標を定めておくのです。
目標が一切定められていない予定を入れても、あまり意味はありません。ただ実行するだけなら多くの人ができるでしょう。しかし、ただ実行するだけを毎日繰り返しても、果たしてどんな成果が得られるでしょうか。これまで一切何もしてこなかった人は毎日何かしらの行動を起こすこと自体が成長と言えるかもしれませんが、それだけで収入が増えるほど仕事というのは甘くはないはず。
また、目標が明確であれば、それぞれのコマで何をすべきかも具体的に見えてきます。つまり、より深いスケジュール管理ができるようになり、且つ時間を有効に使えるようになるのです。
1日に4コマあるわけですから、1日に4つの目標を達成する必要が出てきます。1日に4つの目標を達成すれば、否が応でも仕事の効率は上がっていくでしょう。これまで1週間かかっていた仕事が、もしかしたら1日で終わってしまうかもしれません。
実際に、このようなスケジュール管理と目標の設定方法で業績が上がった人も多々います。
最初はなかなか難しい作業に思えるかもしれませんが、是非チャレンジしてみましょう。最初から諦めてしまわないこと。やらずに「無理だ」と決めつけないこと。その弱気な意識も、このスケジュール管理法で変えられるかもしれません。
決めた目標をクリアできなかったら予備のコマへ
1つのコマごとに目標を定めると、おそらくその目標をクリアできないコマが出てくるでしょう。構いません。目標をクリアするために一生懸命やった結果、それができなかったのであれば、その現実を受け入れてください。
もし設定した目標がコマ内、つまり2時間以内にクリアできなかったら、直後のコマにその業務やすべき行動を持ちこないこと。もし持ち込んでしまうと、直後のコマに入れた予定にも支障が出てきてしまいます。それではせっかく定めたスケジュール管理が破綻してしまいますから、クリアできなかった目標は、予備として取っておいた日のコマに回すなどしてください。
こうした切り替えが非常に重要です。他のコマに影響を与えると全ての予定が狂ってしまう可能性が出てきます。それだけは避けなければいけません。
予備のコマが既に埋まっているのであれば、次の週のコマに持っていきましょう。
このスケジュール管理法を実践していけば、たいていの仕事は効率よく行うことができ結果もついてきます。きっと作業量もずっと増やすことができるでしょう。必要な作業と不必要な作業の仕分けもしやすくなりますし、何をすべきなのかも明確になるはず。いいことだらけです。
そして、是非、続けるようにしてください。何ヶ月も続ければ、いつの間にか行動できる人になっているはずです。もしかしたら収入も大幅にアップしているかもしれません。
