会議の際、やはり時間はとても大きな問題です。効率の悪い会議は、ダラダラと時間だけを掛けるものです。短時間で終わるものであれば終わらせたいと思うのが人情ですが、なかなかうまくいかないのもまた、事実です。そこで、会議をうまく回るために、時間と言う側面からも見てみるとしましょう。
議事次第を作る
議事次第を作るだけでも会議の効率は高まります。会議で一番悪いのは、何をするのかよく分からないまま、とりあえず話をしているだけでダラダラと時間だけが過ぎてしまうパターンです。このような会議は、何時間したとしても残念ながら何ひとつ有意義なものを見出すことは出来ないでしょう。
会議は様々な意見が出た方が良いのですが、やる気がなければ意見も出ません。「早く終わらないかな」と言う空気だけが蔓延することになってしまし、文字通り「無駄な時間」にしかならないのです。会議とて厳密に言えば社員にお給料を支払う時間になりますし、さらに言えば会議に参加している社員は自分がやるべきことを一時中断して会議に参加しているのです。それで無駄話を延々としていても意味がありません。
時間を区切るという手法
そこで時間で区切ってみるのも一つの手法です。例えば3つ決めたい課題があるとすれば、「順番に決めていきましょう」ではなく、1つの課題につき30分と決める。30分経過したら次のテーマにする。
ダラダラと間延びした会議になるのを防げるのですが、この手法はデメリットもあります。
それは、下準備をしていない社員にとっては、時間と言う逃げ道が出来ますので、とりあえず「その時間さえ過ぎればよいだろう」と考えてしまうのです。そのため、発言の機会でも有意義な発言をするのではなく、時間稼ぎ的な意見しか言わないので、より時間を無駄にしてしまうのです。このような会議もまた、無駄なものでしかなくなってしまいます。かといっていつ終わるのか分からない会議になると、ダレてしまう可能性もあります。このバランスが難しいのです。
事前の準備も大切
会議を無駄にしないためには、時間配分はもちろんですが、議事次第をどれだけ有意義なものにするのかです。テーマを明記しておけば、参加者はとりあえずどのようなテーマの会議なのかが分かります。また、時間も明記しておけば、その間だけは集中しようと考える人も出てくるでしょう。とにかく、事前に会議参加者に情報を与えておくことで、会議の最中の「今考えています」と防げるのです。
ちょっとしたアイディアをご紹介しましょう。これはいろいろな会社で採用されているのですが、座っての会議ではなく、立ったままでの会議が有効です。立ったままにすると何が良いのかと言えば座らないのでずっと立っていなければならないため、まず眠気が襲ってきません。座っているとついつい安心感が出て睡魔に襲われてしまう人もいるのではないでしょうか。それだけでも大きなメリットと言えるでしょう。
また、立っていると疲れてきますので、早く会議を終わらせようとする心理も働きます。
さらに会議を早く終わらせるためには何が必要なのか。そうです、意見です。疲れているので早く終わらせたい。終わらせるためには意見だと言うことで、周囲が活発に意見を言い合うようになるのです。いい意見が増えればその分、会議が活性化しますので立ったままでの会議も一つの手法です。
立つだけではなく、他にもちょっとした工夫で会議のモチベーションを高めることが出来るはずです。例えば議事次第に「今日は社長がやってくる」とでも書いておけば、さすがに誰もが気合を入れるのではないでしょうか。このようなちょっとした工夫が、会議の質を高めてくれるのです。
