どの会社も会議は日常的に行われているのではないでしょうか。真剣な議論の場であればとても有意義なものですが、会議をしたという既成事実を作りたいがために会議をしているケースも見受けられます。それはまさに時間の無駄でしかないのですが、このような「無駄な会議」をなくすために必要なことがあります。それが目的と課題の設定です。
なぜ会議をしているのか
会議をしていると、なぜ会議をしているのか分からないような状況に陥る人は多いのではないでしょうか。いつしか話が脱線して、会議と言うよりもコミュニケーション。ただ無駄に喋っているだけで、緊張感もなければ何かしら有意義だなと思うこともない。
社員の仲は良くなったかもしれないものの、特に何かを生み出したわけでもなく、上から「一日一回は会議をしろ」と言われているので、結局は上からの命令を消化するためだけのものになり下がっているケースもあるのではないでしょうか。残念ながら、このような会議は意味がありません。どれだけ長時間このような会議を行っていても、得られるものなど何もありません。そこで求められるのが目的、そして課題を明記して会議に臨むことです。
目的と課題を掲げる
なぜその会議を行うのか。そして、その会議によって何を解決したいのか。目的と課題を掲げることによって、会議にもテーマが生まれます。テーマがあれば話が脱線しても戻ってきます。「会議をする」が目的ではなく「目的と課題解決のために話し合いをする」が目的になりますので、会議の質も高まります。
また、テーマがしっかりとしていた方が、会議の参加者としても意見を言いやすいのではないでしょうか。テーマが大雑把すぎると、何を発言して良いのか分からない人も出てくるでしょう。ですが、どのようなテーマで会議を行っているのかを明確にすれば、会議もテーマに沿ったものになりますので、質の高い会議が行えることになるでしょう。
目的と課題を考えることも重要
つまり、会議にのぞむ際に会議の司会や、出席者の中で一番役職が上の人、あるいはその日の主役などが目的と課題を明確にすることが求められます。限られている時間を、いつでも出来るコミュニケーションで費やすのは勿体ない事です。
会議に出ると言うことは、その間は本来であれば自分がこなしておかなければならない仕事を一旦停止しなければならないのです。それで無駄に喋って終わりでは、有意義とは言えないはずです。
本来行わなければならない業務を停止してでも、得られるものがあるからこそ、会議に出席する価値があるはずです。そのためには、事前に目的と課題を用意しておくべきですし、それらを会議の参加者に徹底しておくべきです。
一言事前に「今日の会議の目的、そして課題は…」と伝えておくだけで、会議の出席者たちは、そのための意見を用意してくるものです。何もアナウンスせず、いきなり会議になったら用意しているものもないので、思うように意見も言えません。そのため、時間稼ぎ的に無駄話をしてしまうケースもあるのです。
時間をどうするのか
会議の際、時間も大きなテーマですが、制限時間を設けない方が得策です。なぜなら、制限時間を設けると、答えが出ていなくとも「時間が来たので終了」になるからです。これこそ、会議を行う意味が全くありません。「結論が出るまで続けます」とでもアナウンスしておいた方が、否が応でも結論に至るものを導こうとします。ですが時間で区切ってしまうと「あと10分で終わりだ」といったように、終了時間のことばかり考えてしまう人もいるので、こちらは愚策です。
